便利ツール(効率化)

ファイル共有に使っているツールを種別・用途別に紹介

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共有ファイルサービスを使ってファイルの送受信や外部との共同作業をすることがあります。

先日このようなツイートを頂いたので今現在私が使っている共有ファイルに関連するツールは何を使っているのかを紹介します。

一言で返すと、共有ファイルのやりとりは主にDropboxです。

ただし、目的や用途、やりとりするファイルに応じてサービスを使い分けています。面倒だなと思われそうですが、いろいろと試したところ現時点では私にとってのベストの組み合わせです。

今回は種別ごとに整理してみました。

 

画像の共有ファイルサービスのおすすめ

  • 画質劣化のないAmazonフォトを利用
  • 画質劣化してもいい画像はGoogleフォトを利用

まとめて大量に受け渡しするときはZIPファイルで送受信します。ウェブで使うならGoogleフォトの劣化レベルはまったく問題ありません。画像販売ならDropboxですね、フォルダ管理しやすいので。

 

動画の共有ファイルサービスのおすすめ

  • YouTubeの限定公開で動画共有
  • セキュリティを考慮したものはDropboxからの共有URL
  • ダウンロードしてもらう前提ならDropbox
  • HD画質でいいものはサブ置き場としてGoogleフォトを使うことも

YouTubeは最強ですね。簡単に共有できるサービスなのに無料です。普段から公開利用することが多い人はうっかり公開防止やセキュリティ面を考慮するとDropboxがいいのではないかと思います。私もYouTubeとDropboxは使い分けています。

プライベートな動画置き場ならGoogleフォトがいいですね。HD画質になりますが無料で無制限です。HD画質でも全く問題ないですね。ただ、共有となると利用頻度は低めです。

 

ワード系テキストファイルの共有ファイルサービスのおすすめ

  • テキストの受け渡しなどは主にDropbox
  • フォルダごと共有して、その下位層フォルダに校正前、校正後、納品OKとして分けて入れてもらう
  • 打ち合わせしながらのリアルタイムでテキスト同時編集ならGoogleドキュメント一択

リアルタイムで複数人同時編集しない限りはDropboxを利用しています。フォルダごとに分けて管理しやすいのが決め手です。Googleドキュメントはフォルダの並び替えがちょっと不便。フォルダ名を変えて簡単に並び替えたいのでもっぱらDropboxです。

 

エクセル系データの共有ファイルサービスのおすすめ

  • 進捗管理などの閲覧はGoogleスプレッドシートにて共有
  • チェックを入れる形式なら一部編集可能にしておく
  • 複数人で進捗やプロジェクトを書き込む場合はDropboxPaper(Todoリストが便利)

エクセルはほとんど使いません。データ系はスプレッドシートでほぼすべて共有します。シートの中で編集禁止の閲覧限定エリアと進捗状況をプルダウンで選択してもらう使い方や日付を記入してもらう編集可能エリアなどに分けて使うことが多いです。

プロジェクトを時系列で並べたり、ToDoリストを利用したり、議事録みたいなものをためていくときはDropboxPaper(無料)です。昔はエバーノートが使いやすかったんですけどね。有料プランじゃないと使い物にならないほどの改悪アップデートになったので共有ファイルとしては利用していません。

 

有料で契約しているもの

  • Dropbox(無料版もあるけど有料版を使って容量アップ)
  • Amazon(プライム会員のためAmazonフォトも無制限)
  • Googleは現在無料のまま(GSuite検討中、有料にするとしても多分かなり先かな)

ちなみに、Dropboxの無料版でデータ容量を増やしたい場合は下記の招待リンクからの新規登録すれば容量が増えます。

今どき使っていない人っていないかと思いますが、下記よりDropboxを新規登録すればあなたも私も容量が増えますので念のためリンクを置いておきます。

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※あなただけでなく私の容量も多少増えますが、そもそも有料版を利用しているのでセコセコと招待からの容量アップを狙っているわけではありません。容量を増やしたいけどお前からは嫌だぜっていう人は、どこかに落ちている誰かの招待リンクをお使いください。

 

まとめ

オンラインストレージ最高。もう手放せません。

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よぴ(管理人)

よぴ(管理人)

サイト「インターネットビジネスの世界」運営者。ビジネスプロデューサー、著述業。メルマガやブログを書きながら、好きなことをしてのんびりと生きています。

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