メルマガの末尾に配信解除リンクは毎回必要なのか、問い合わせ用のメールアドレスだけでもよいのか。配信サービスが自動でフッターを付けてくれると、中身を確かめないまま運用していることも多いですよね。
ここでは特定電子メール法のルールを送信者の立場から整理し、登録前の同意から解除後の停止まで、小規模なメルマガで確認しておきたい点をまとめます。
広告宣伝メールには受信拒否の方法をわかりやすく示す
結論からいうと、特定電子メール法の対象になる広告宣伝メールには、受信者が受信拒否を通知できることと、その通知先をわかりやすく表示する必要があります。
通知先は電子メールアドレスとURLのどちらでも認められています。一般に「配信解除リンク」と呼ばれるクリック式のURLは、その選択肢の一つです。
対象になるのは、営利目的の団体や、営業として活動する個人が送る広告宣伝メールです。商品やサービスを直接案内するメールに加えて、講座や商品の申込ページへ誘導するメールも含まれます。
個人事業主や教室運営のメルマガも、講座や商品の案内を載せているなら対象として準備しておくのが安全でしょう。
URLを通知先にする場合は、リンク先で受信拒否に必要な情報が明確かつ平易に示され、受信者が簡単に手続きできる状態が求められます。
何度も画面を移動しないと停止できない、ログイン方法がわからない、停止対象を選べない。こうした設計は見直しておきたいところです。
つまり確かめたいのは、リンクがあるかどうかより、受信者が送信者を確認でき、停止方法に気づき、実際に停止でき、その後の配信がきちんと止まるかという一連の流れです。
配信解除だけでなく「登録前・配信中・解除後」を確認する
広告宣伝メールのルールは、メール末尾の表示だけで完結するものではありません。登録から解除までを三つの段階に分けて考えると、確認すべき点を整理しやすくなります。
- 登録前は、広告宣伝メールを送ることへの同意を得る
- 配信中は、送信者や受信拒否の方法などを表示する
- 解除後は、受信者の意思に反する広告宣伝メールを送らない
登録前は広告宣伝メールへの同意を確認する
特定電子メール法は、原則としてあらかじめ同意した人にだけ広告宣伝メールを送れる「オプトイン方式」をとっています。
ここでいう同意は、受信者が広告宣伝メールが届くことを認識したうえで、それに賛成の意思を示している状態のことです。
登録フォームでは、次の点が読み手に伝わるようにしておきましょう。
- 誰がメールを送るのか
- どのメルマガや案内に登録するのか
- 広告宣伝を含むメールが届くこと
- 受信者が自分の意思で同意を示せる形になっていること
配信への同意を長い利用規約の目立たない場所にだけ書いていると、通常の受信者は気づけないかもしれません。
チェックボックスを使うなら、最初からチェックが入っていない「デフォルトオフ」にしておくのがおすすめです。
受信者の意思がよりはっきり表れる方法として、総務省・消費者庁のガイドラインでも推奨されています。
もう一つの選択肢がダブルオプトインです。
登録されたアドレスに確認メールを送り、本人が操作して初めて購読を確定させる方法で、他人のアドレスを使った「なりすまし」登録を防ぎたいときや、同意があったことを後から示したいときに向いています。
ただ、手軽に購読したい読者には一手間増えるので、ガイドラインでもサービスによって向き不向きがあると整理されています。
配信時は送信者と受信拒否方法を表示する
広告宣伝メールに表示が必要な項目は、次の五つです。
- 送信に責任を持つ人の氏名または名称
- 受信拒否の通知を受けるための電子メールアドレスまたはURL
- 受信拒否の通知ができる旨
- 送信責任者の住所
- 苦情や問い合わせを受け付ける電話番号、電子メールアドレスまたはURL
このうち「受信拒否の通知ができる旨」は、通知先のすぐ前か後ろに置くことになっています。
URLやアドレスだけをぽつんと載せるのではなく、「配信停止はこちら」「今後の受信を希望しない場合はこちらへご連絡ください」のように、何のための連絡先かが一目でわかる書き方にしましょう。
送信者名にも気をつけたいところです。ガイドラインでは、サービス名や屋号、ブランド名だけでは送信者の正式な氏名・名称を表示したことにならないと整理されています。
差出人欄にブランド名を使っていても、メールの中で正式な送信責任者の名前を確認できるようにしておきます。
住所と問い合わせ先は、リンク先のページに載せる形も認められています。その場合は、どこを見れば確認できるのかをメール内に示しておく必要があります。
何度もクリックしないとたどり着けない構成は表示として不適当とされているので、少ない操作ですぐ見られる場所に置くのがポイントです。
解除後は対象の広告宣伝メールを止める
登録時に同意をもらっていても、受信拒否の通知を受けたら、その意思に反する広告宣伝メールは送れなくなります。
配信サービスの管理画面で「解除済み」になったかを見るだけでなく、予約済みのメール、ステップメール、別のリスト、外部システムとの連携まで停止が反映されているかも確かめておきましょう。
一方で、契約の履行に関する連絡に広告が付随している場合など、受信拒否の後でも送れる例外があります。
購入確認や予約変更のような事務連絡と、継続的なメルマガを同じ扱いにしてしまうと、必要な連絡まで止まったり、逆に広告を送り続けたりする原因になります。
メールの主な目的ごとに分けて管理し、例外は自己判断で広げないのが安全です。
メール末尾に置く情報を整理する
小規模なメルマガなら、配信サービスのフッター機能を使って、毎回同じ位置に必要な情報をまとめておくと管理が楽になります。項目の並びは、たとえば次のような形です。
このメールは【メルマガ名・登録経路】にご登録いただいた方へお送りしています。
配信が不要な場合は、こちらから停止できます。
【受信拒否の通知先URLまたはメールアドレス】
【このメールの送信者】正式な氏名または名称
【住所】住所、または住所を掲載したページの案内
【お問い合わせ】電話番号・メールアドレス・URLなど
並び方をつかむための例なので、どの項目を本文に直接書き、どれをリンク先に回すかは、配信内容と最新の公式資料に照らして決めてください。
あわせて、フッターでは次の点も見ておきましょう。
- テスト配信でも解除用URLが正しく生成されるか
- スマートフォンでもリンクや文字を見つけやすいか
- 停止方法が日本語でわかりやすく書かれているか
- 解除ページがエラーにならず、きちんと開くか
- 問い合わせ先が今も受け付け可能か
- 差出人名、本文での名乗り、送信責任者の表示が食い違っていないか
配信サービスが自動で挿入していても、差し込みタグが実際の受信メールでどう表示されるかは、送ってみるまでわかりません。
テンプレートを複製したときに古い住所や問い合わせ先が残っていることもあるので、送信者情報を変えたタイミングで全テンプレートを見直しておくと安心です。
登録フォームと同意記録も一緒に整える
広告宣伝メールを送るときは、同意を得たことを示す記録の保存も必要です。
残し方は、アドレスごとに同意した時期や方法を記録する形のほか、アドレスのリストと、同意を取ったときに表示していた定型の文面をセットで残す形も認められています。
実務では、次の情報を後から確認できるようにしておきましょう。
- 登録日時
- 登録したフォームやページ
- 登録時に表示していた同意文
- 同意を示した操作
- 確認メールを使った場合の完了状況
- 配信停止の日時と対象
このうち配信停止の記録は、後から「通知した・していない」で行き違いが起きたときの備えになります。総務省・消費者庁のパンフレットでも、受信拒否の記録を残すよう呼びかけられています。
特定電子メール法で定められた同意記録の保存期間は、その記録に関わる広告宣伝メールを最後に送った日から1か月です。
措置命令を受けた場合は、1年間という別の期間になります。
通信販売などの電子メール広告に当たる場合は特定商取引法も関係し、請求や承諾があったことの記録を、広告を送った日から3年間保存しなければなりません。
1か月という期間だけを見て、古い記録を機械的に消すのはおすすめしません。受信者から同意について問い合わせを受けたときに説明できるか、利用中の配信サービスにどの記録が残るか、個人情報を必要以上に抱えていないか。こうした観点もあわせて、事業に合った保存期間と削除のルールを決めておきましょう。
登録フォームを変更したときは、いつからどの文面を使っていたかを追えるようにしておきます。
一つのリストに複数のフォームから登録できる場合、フォームごとに説明が違うと、誰が何に同意したのか判断しにくくなってしまいます。
フォーム名、同意文、配信テーマ、配信頻度の説明をそろえ、変更履歴も残しておくと安心です。
名刺交換や既存顧客への配信は一律に判断しない
「名刺交換をした相手ならメルマガを送れる」「一度買ってくれた人になら広告メールを送り続けられる」と単純に考えるのは避けた方が安全です。
特定電子メール法には、名刺などの書面でメールアドレスを知らせてくれた人や、取引関係にある人のように、同意なしで送れる例外があります。
ところが、そのメールが通信販売などの電子メール広告に当たる場合は特定商取引法が適用され、請求や承諾がなければ送れません。
取引関係についても、一度購入しただけでは継続的な関係とはいえない場合がある、というのがガイドラインの考え方です。
名刺交換の場面、相手との関係、配信内容、登録時の説明によって、判断は変わってきます。
配信解除を実際にテストする
配信解除の仕組みがきちんと動くかどうかは、設定画面を眺めるだけでは判断できません。テスト用のアドレスを用意して、登録から停止までを一度通してみるのが確実です。
- 実際の登録フォームから登録する
- 同意文とチェックボックスの初期状態を確認する
- 確認メールがある場合は、購読を確定させる
- メルマガを受信し、送信者情報と停止案内を見る
- 配信解除URL、またはメールで停止を申し込む
- 管理画面で、対象アドレスが停止扱いになったかを見る
- 予約配信やステップメールが止まるか確認する
- 別リストや外部連携から同じ広告宣伝メールが届かないか確認する
- 必要な事務連絡は想定どおり届くか確認する
複数のメルマガを配信しているなら、「このテーマだけ停止」と「すべて停止」のどちらを選べるのかも見ておきましょう。
停止画面に選択肢を設ける場合は、初期状態や文言がわかりやすいかに加えて、一括ですべて停止できるかも確認しておきたいところです。
一括停止の設定は、受信者が簡単にオプトアウトできる工夫の一つとして、総務省・消費者庁のガイドラインでも例に挙げられています。受信者ごとに固有の停止URLを割り当て、クリックした先の画面ですぐ停止できる形も同じく紹介されています。
停止処理を手作業で行っているなら、担当者が不在の日や問い合わせが集中したときの対応も決めておきます。
受信拒否のメールが通常の問い合わせに埋もれないよう、件名や振り分けのルールを整え、処理済みかどうかを確認できる状態にしておくと停止漏れを防げます。
URL方式とメール方式の使い分け
受信拒否の受け付け方は、大きく分けてURL方式とメール方式の二つです。それぞれ向いている運用が違います。
URL方式は、受信者がクリックして停止し、その結果が配信システムにそのまま反映される運用に向いています。処理を自動化しやすく、配信数が増えても停止漏れを抑えやすいのが強みです。
そのぶん、リンク切れや差し込みエラー、わかりにくい解除ページがあると、受信者は手続きできなくなります。
メール方式は、停止したいアドレスと停止の意思をメールで伝えてもらう方法です。
件数が少ない小規模運用でも取り入れやすい反面、受信の確認、本人のアドレスの特定、配信システムへの反映を人が行うなら、漏れを防ぐ手順が欠かせません。
送信元のアドレスへの返信で停止を受け付ける場合は、返信すれば停止できることを、メール内の見やすい場所に書いておきましょう。
どちらを選ぶにしても、軸になるのは受信者が簡単に停止できるかどうかです。配信サービスにURL方式の機能があるなら、それを使いつつ問い合わせ先も併記しておくのがおすすめです。
特に理由がないのにメール返信の手作業だけで回していると、配信数が増えたときに管理の負担が一気に大きくなりかねません。
停止URLをうまく開けない読者や、停止したのにまだメールが届くという読者から連絡が来ることもあります。
問い合わせ窓口を用意しておき、停止の処理と原因の確認を分けて進められるようにしておくと、落ち着いて対応できます。
まとめ
配信解除リンクについて確認するときは、リンクを入れたかどうかだけで終わらせないことが大切です。広告宣伝メールには、受信拒否を通知できることと、その通知先をわかりやすく表示します。
通知先はURLでもメールアドレスでもかまいませんが、どちらの場合も受信者が簡単に手続きできる状態にしておく必要があります。
登録前の同意、同意記録の保存、配信時の表示、受信拒否後の停止は、すべて一つの流れでつながっています。
登録フォームとメールフッターを別々に整えるのではなく、登録から解除までを通してテストしてみてください。
最初の一歩は、今使っているメルマガを自分宛てに送り、送信責任者、住所と問い合わせ先、停止案内、通知先がそろっているかを見ることです。
そのうえで実際に解除し、予約配信やステップメール、別リストまで停止が反映されるかを確かめると、運用の抜けが見つけやすくなります。
名刺交換や既存顧客への配信のように例外に見えるケースは一律に扱わず、実際の配信内容と最新の公式資料に照らして判断しましょう。
個別のメールがどの規定に当たるか迷うときは、専門家に相談するのが確実です。
